单位员工人事档案业务办理指南


一、档案关键材料缺失告知 

服务对象:已在广西区人才服务办公室办结档案转入手续的单位员工。

办理材料:申请人身份证原件。

基本流程

1.档案由机要局送至档案室,双方当面点清,签字确认;

2.档案室拆袋检查,未发现缺少流动人员档案关键材料的,将档案信息录入系统,编号入库上架;

3.发现缺少单位员工档案关键材料的,档案室当天以电话或短信的形式通知单位员工,单位员工在3个工作日内到现场确认并作出书面知情说明及材料补充承诺;

4.单位员工不同意作出材料补充承诺的,档案室将档案密封通过机要渠道退回原存档单位。

办理时限

1.档案基本信息录入:在档案接收后7个工作日内完成(毕业季高峰期为15个工作日内);

2.关键材料缺失通知:发现关键材料缺失后,当天完成。

二、档案相关证明开具 

服务对象:已在广西区人才服务办公室办理存档的单位员工。

办理材料:申请人身份证原件。

基本流程

1.单位员工出示身份证、所需办理的其他材料;

2.档案室依据人事档案记载情况开具相关证明;

3.单位员工登记业务办理内容及日期,并签字确认,档案室在档案管理系统记录信息。

办理时限:材料齐全且符合要求的,现场办结手续。

三、档案查阅 

服务对象:已在广西区人才服务办公室存档的单位员工,符合档案查阅规定的各单位。

政策依据

《中共中央办公厅关于印发<干部人事档案工作条例>干部档案工作条例》  中办发〔2018〕60号

根据文件规定:

1.因工作需要,符合下列情形之一的,可以查阅干部人事档案:

(1)政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等;

(2)干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退(离)休、社会保险、治丧等;

(3)人才引进、培养、评选、推送等;

(4)巡视、巡察,选人用人检查、违规选人用人问题查核,组织处理,党纪政务处分,涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等;

(5)经具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门批准的编史修志,撰写大事记、人物传记,举办展览、纪念活动等;

(6)干部日常管理中,熟悉了解干部,研究、发现和解决有关问题等;

(7)其他因工作需要利用的事项。

干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项,可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。

复制、摘录的档案材料,应当按照有关要求管理和使用。

2.单位查阅人事档案时须派两名中共正式党员;

3.任何人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案;

4.查阅档案时,严禁吸烟、吃零食,应注意保持档案清洁、完整,不准拆散档案和抽取、撤换档案

  材料,不准在档案材料上圈划、涂改和批注。未经批准,不得擅自抄、拍摄、复制档案内容,不

  得泄露或擅自向外公布档案内容。

办理材料:单位介绍信或查阅证明、有效身份证件。

基本流程

l  单位查阅流程:

1.查阅人出示单位介绍信或查阅证明、有效身份证件;

2.查阅人需要查阅(复印、摘抄)档案材料的,须在登记簿上登记档案姓名、查阅(复印、摘抄)

  材料内容、查阅(复印、摘抄)单位,并签字确认,档案室在档案管理系统记录信息。

l  个人查阅流程:

1.单位员工出示身份证;

2.档案工作人员代查档案,在利用范围内告知单位员工;

3.查阅完毕,单位员工登记查阅档案内容、查阅日期,签字确认,档案室在档案管理系统记录信息。

办理时限:材料齐全且符合要求的,现场办结手续。

四、补充材料接收 

服务对象:已在广西区人才服务办公室办理存档的单位员工。

政策依据:《干部人事档案材料收集归档规定》  组通字〔1996〕14号

所需材料:身份证原件、档案补充材料原件。

基本流程

1.档案室接收档案材料前,须先审核材料是否符合归档范围。符合归档范围和档案材料要求的,交

  接双方清点材料,单位员工登记信息并签字确认。不符合归档范围和档案材料要求的,当场退回;

2.档案室对新进的档案补充材料相关信息录入档案管理系统;

3.档案室将补充材料归入个人人事档案。

办理时限:材料齐全且符合要求的,现场办结手续。

受理单位:广西壮族自治区人才服务办公室人事代理部

办理地点:广西南宁市金洲路33号广西人才大厦319办公室 

办公时间:周一至周五上午9:00-12:00    下午14:00-18:00

咨询方式:0771-5505033、5505017


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